Mediation: De procedure

Hoewel daarop uitzonderingen mogelijk zijn, verloopt een mediationprocedure in hoofdlijnen als volgt.

Tijdens de eerste mediationbijeenkomst bespreekt de mediator aan de hand van de concept mediation overeenkomst en de gedragsregels met u van een mediation en mediator mag verwachten en wat er van u wordt verwacht. Op die wijze kan worden vastgesteld of partijen aan het juiste ‘loket’ zijn en of de mediator de aangewezen persoon is om partijen te begeleiden. Indien dit zo is zal de mediator met u spreken over de kosten van de mediation en de vraag of u daarvoor al dan niet enige vergoeding kunt krijgen. Vervolgens zult u worden uitgenodigd om de mediationovereenkomst te ondertekenen.

Bij aanvang van de inhoudelijke mediation – soms in de eerste bijeenkomst, soms tijdens een volgende bijeenkomst - zal de mediator in overleg met u een voorlopige agenda samenstellen. Wat is uw relatie tot elkaar, wat is de huidige perceptie op het probleem dat u met elkaar heeft, wat is er nodig om het probleem nader te verhelderen, in welk kader moet het probleem worden geplaatst, welke gevolgen heeft het probleem voor (ieder van) partijen en wat is er nodig om dat probleem op te lossen? Ieder van partijen krijgt de gelegenheid die vragen te beantwoorden. Zo krijgen de mediator en partijen zicht op de feiten, de beleving van relatie en probleem én de wederzijdse belangen (De IJsbergen en het laten zakken van de waterspiegel). Soms is het mogelijk dit in één bijeenkomst helder te krijgen. Soms zijn daarvoor meerdere gesprekken nodig. Dit is afhankelijk van partijen en het conflict dat voorligt.

Onze mediators zijn advocaat-mediator. Zij hebben derhalve niet alleen een opleiding tot mediator genoten, maar zijn als advocaat ook gespecialiseerd in het rechtsgebied waarbinnen uw conflict zich afspeelt. Zodra zicht bestaat op de relevante feiten en de wederzijdse belangen kunnen onze mediators u daarom ook voorlichten over uw juridische positie, terwijl zij voorts in staat zijn te signaleren of een deskundige moet worden ingeschakeld en zo ja, welke deskundige (bijvoorbeeld een waarderingsdeskundige, een fiscalist, een accountant). Onze mediators beschikken over een breed netwerk waaruit zij in voorkomende gevallen kunnen putten.

Vervolgens breekt het moment aan waarop opties voor oplossing(en) kunnen worden gegenereerd. De mediator helpt u daarbij. Uit die opties kiest u uiteindelijk samen de voor ieder van partijen meest optimale oplossing.

De bijeenkomsten vinden in beginsel altijd plaats in het bijzijn van alle partijen. De mediator voert in principe geen afzonderlijke gespreken met een van partijen, ook niet telefonisch. Schriftelijke informatie die aan of door de mediator wordt verstrekt wordt altijd met alle betrokkenen gedeeld. Zo wordt het vertrouwen in de neutraliteit van de mediator gewaarborgd en beschikken de betrokken altijd over dezelfde informatie. De mediation is vertrouwelijk. Dit betekent dat de mediator geen derden zal informeren over hetgeen hem/haar schriftelijk dan wel mondeling is meegedeeld (behoudens daar waar dit nodig is in het kader van de aan de mediator verstrekte opdracht en partijen daar schriftelijk toestemming voor hebben verleend. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarin een fiscaal advies moet worden ingewonnen of een waardering moet plaatsvinden).

De mediation kan steeds gestaakt worden indien partijen, dan wel een van hen, dan wel de mediator daartoe aanleiding zien. Een besluit daartoe wordt aan de andere betrokkenen toegelicht. De mediator zal in een dergelijk geval nadien niet voor een van partijen optreden en zal derden ook niet informeren over de inhoud van de mediation en/of de in het kader van die mediation aan hem/haar verstrekt stukken. Dit is uitsluitend anders indien partijen daar uitdrukkelijk eenduidig en schriftelijk om verzoeken.

Indien u tot afspraken komt zal de mediator deze vastleggen in een vaststellingsovereenkomst.

Indien aanleiding bestaat om de vaststellingsovereenkomst te doen vastleggen in een rechterlijke beschikking of een rechterlijke vonnis zullen onze mediators ten slotte zorg dragen voor begeleiding in de juridische procedure. Omdat onze mediators tevens advocaat zijn kunnen zij u ook bijstaan in een procedure. U hoeft de zaak dus niet ten behoeve van een correcte juridische afwikkeling over te dragen aan een derde.

Deelname aan mediation is vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Het is noodzakelijk dat alle partijen bereid zijn om te luisteren naar elkaars belangen en op actieve wijze samen te zoeken naar een oplossing.

Is uw situatie geschikt voor mediation? De zelftest mediation vindt u hier .